Prolongation d’accès aux cours

Dans le menu de l’administration, ouvrez Sensei LMS : l’entrée Prolongation d’accès se trouve tout en bas du sous-menu, après Tools. L’écran est réservé aux administrateurs du site.

Sélectionnez la formation dans la liste déroulante, puis cliquez sur « Afficher les apprenants ». Seules les formations dont l’accès expire y figurent — une formation en accès illimité n’a rien à prolonger.

Sous la liste s’affiche le plafond applicable : aucune prolongation ne peut dépasser le 31 décembre de l’année de la formation. L’étape 6 explique pourquoi.

Le tableau liste toutes les personnes inscrites à cette formation, avec deux informations utiles :

Cochez la ou les personnes à prolonger. La case en haut du tableau sélectionne tout le monde.

Un accès expiré est bien un cas rattrapable : l’outil rouvre l’accès et pose la nouvelle date, en une seule opération.

Sous le tableau, trois réglages.

La durée. Soit « Ajouter X jours » (15, 30, 60 ou 90), soit « Ou jusqu’au » avec une date précise. Pour un accès déjà expiré, le décompte des jours repart d’aujourd’hui — « +30 jours » donne bien trente jours à partir de maintenant, pas trente jours après une date déjà passée.

Le motif est obligatoire. Il n’est pas envoyé au membre : il sert au journal, pour que l’on comprenne six mois plus tard pourquoi ce délai a été accordé. Une formule courte suffit : « achat tardif », « problème technique », « geste commercial ».

La notification est cochée par défaut. Décochez-la si vous préférez prévenir la personne vous-même.

Après validation, un message confirme le nombre de personnes prolongées et d’e-mails envoyés. Si une date dépassait le plafond, elle est ramenée au 31 décembre et le message le précise.

Deux choses, immédiatement.

Un e-mail aux couleurs de l’APCH : « Votre accès à … a été prolongé », avec la nouvelle date, un bouton vers la formation et un rappel de valider ses leçons avant l’échéance — sans quoi l’attestation ne serait pas générée.

Un encart sur la page de la formation, visible de lui seul : « Votre accès à cette formation a été prolongé : vous pouvez la suivre jusqu’au JJ/MM/AAAA inclus. » Sa nouvelle date apparaît également dans Mon compte → Formations en cours.

La phrase « Replay disponible jusqu’au … » présente dans le descriptif de la formation ne change pas : c’est la règle générale, valable pour tous les autres acheteurs. Il est normal qu’elle affiche encore l’ancienne date.

L’année d’une attestation ITAA est celle de la formation, pas celle où le membre l’a terminée. Si l’on prolongeait un replay 2026 jusqu’en février 2027, les heures suivies en 2027 seraient déclarées à l’ITAA sur l’année 2026 — dont la déclaration est déjà partie.

Le plafond au 31 décembre évite ce décalage. Conséquence pratique :

Un membre qui achète un replay le 20 décembre ne peut donc obtenir qu’une dizaine de jours. C’est une limite assumée, en attente d’une évolution du calcul de l’année côté ITAA.

L’onglet Journal conserve chaque prolongation : la date, qui l’a accordée, la formation, le membre, la date avant et après, si l’accès était déjà expiré, le motif, et si l’e-mail est parti.

Le bouton « Exporter le journal (CSV) » télécharge l’ensemble. Le fichier s’ouvre directement dans Excel en français, sans manipulation d’import.

Ce journal est le meilleur argument le jour où un membre affirme n’avoir jamais reçu de délai — ou en avoir reçu un plus long.

L’onglet Santé compare les versions de Sensei installées sur le site à celles avec lesquelles l’outil a été testé. Tant que la ligne indique « identique », tout est conforme. Après une mise à jour de Sensei, la mention passe à « écart » : ce n’est pas une panne, mais le signal qu’il faut refaire une prolongation de test avant de compter dessus.

Si l’écran affiche un bandeau rouge « Plugin inactif », c’est que Sensei ou son module d’expiration d’accès n’est plus actif. Signalez-le plutôt que d’insister : l’outil se met volontairement en retrait au lieu de risquer une fausse manœuvre.