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Editer les champs de synchronisation entre Gravity Forms et Pipedrive

NB : Dans cet exemple, le formulaire « MCsep20 » sera utilisé.</p style>

L’objectif de ce tutoriel est de comprendre le fonctionnement de la synchronisation entre les formulaires créés à l’aide de Gravity Forms (plugin WordPress de création et gestion de formulaires très puissant) et Pipedrive (CRM voir Pipedrive.com).

Le site web présente des formulaires Gravity Forms. Lorsque ceux-ci sont remplis et envoyés par un visiteur du site, Gravity Forms va ‘pousser’ des informations vers Pipedrive. Il est donc nécessaire de configurer certains champs ‘invisibles’ pour le visiteur et contenant des informations utiles à Pipedrive. Comme par exemple, l’identification de l’origine du formulaire d’origine (champs « webform origine »). Ces opérations s’effectuent à l’aide de l’éditeur du champs concerné.

Ensuite, à l’aide des réglages du formulaires, on pourra choisir le type de synchronisation que l’on souhaite faire avec Pipedrive et indiquer quel champ Gravity Forms correspond à quel champ Pipedrive. En jargon de geek, on appelle cela un ‘mapping’.

Voici comment procéder :

Dans cet exemple, 3 champs sont illustrés.
 
Webform Origine : indique le nom du formulaire Gravity Forms, de façon à pouvoir identifier dans Pipedrive, par quel ‘canal’ la personne de contact (qui a rempli le formulaire) a été acquise.
 
Etiquette : l’étiquette est une information importante et permet de qualifier le lead, et selon les règles créés dans Pipedrive de lui attribuer un tunnel de vente propre à sa qualification. NB. Le nom de l'étiquette ne doit pas nécessairement être identique au nom donné à Webform Origine.
 
Newsletter : ce champs est utile pour indiquer que la personne souhaite recevoir des newsletter. NB. Outre son utilisation par Pipedrive, ceci est indispensable si un logiciel de mass-mailing (ex: Mailchimp, Campaign Monitor, SendInBlue, etc.) sont utilisés. Cette information sera ‘poussée’ vers Pipedrive et aussi le cas échéant vers un logiciel de mass-mailing.
 
Voici les opérations à suivre dans cet exemple :
 
 
=> L’éditeur de champ Gravity Forms s’affiche.
 
 
 
Suivre cette procédure pour les autres champs à personnaliser.
Lorsque tous les champs ont été mis à jour, il est nécessaire de sauver les informations mises à jour. Voici comment procéder :
 
Cette opération va permettre de créer des actions dans Pipedrive, dès que le formulaire aura été rempli, par le visiteur, avec les informations souhaitées et envoyé.
 
Cette fonctionnalité nécessite l’installation du plugin https://www.gravityforms.com/community/gravity-forms-to-pipedrive-crm/ sur votre site WordPress. Une fois installé, il n’est plus nécessaire d’effectuer de réglages.
 
NB. Si vous souhaitez utiliser des champs personnalisés, de nouveaux pipelines de vente, etc…il est nécessaire de les créer AVANT cette opération depuis l’application Pipedrive. Vous devrez ensuite mettre à jour votre base de synchronisation entre les applications. Voir Etape 5. pour savoir comment procéder.
 
Voici comment paramétrer les actions souhaitées :
 
En restant dans la fenêtre d’édition Gravity Forms, il faut survoler ‘Réglages’ sur la barre de menu, ensuite cliquer sur « Pipedrive Add-On"
 
 
Ainsi, vous serez invité à créer un flux de synchronisation.
 
 
 
Le nom donné au flux n’a pas grande importance. Il permet, lorsque plusieurs flux sont créés pour un même formulaire, d’identifier ceux-ci dans la liste et de pouvoir les modifier si besoin.
 
3 type d’actions sont proposées :
 
  1. Créer un contact
  2. Créer une activité
  3. Créer un contact, une offre ET une activité.
 
Dans cet exemple, nous créerons le contact, l’offre et l’activité.
 
Voici les étapes à suivre.
 
 

NB. Si l’information souhaitée n’apparait pas dans les menus déroulants, cela signifie que la base de données n’a pas été mise à jour. Procédéz à l’étape 5 (ci-dessous) et revenez ensuite à l’éditeur de votre flux APRES avoir mis à jour vos réglages. Si ce n’est pas fait vous perdez les données encodées et devrez recréer votre flux. Pour cela cliquez sur le bouton « Mettre à jour vos réglages"</p style>

 
 
A l’issue de ce réglage, le panneau d’affichage se déploie et présente les champs de ‘mapping’.
Comme indiqué dans l’introduction, cette étape est importante et va vous permettre d’indiquer quel champ de Gravity Forms doit être synchronisé avec quel champ de Pipedrive. Voici comment faire ce réglage :
 
Définir le nom du Deal :
 
 
Par simplicité, l’offre créée portera le même nom que la valeur indiquée pour le Webform Origine
 
Les autres champs ‘deal’ sont définis selon votre choix. (Pas nécessaire pour LO)
 
NB. La navigation vers les champs situés en dessous n’est pas très intuitive 😉 Vous devez placer votre souris sur la zone des champs et ’scroller’ vers le bas afin qu’ils s’affichent et que vous puissiez continuer votre synchronisation. Voici à titre d’exemple une configuration utilisée pour l’un de nos clients.
 
 
 
 
A la fin du processus, n’oubliez pas de mettre à jour vos réglages.
 
 
La synchronisation est terminée. Pour vérifier que vos réglages fonctionnent n’oubliez pas de tester ceux-ci en remplissant et soumettant votre formulaire sur votre site. Ensuite vérifiez que vos informations sont correctement attribuées dans votre logiciel Pipedrive.
 
Bonnes ventes !
Il faut se rendre sur ‘Formulaires > réglages > Pipedrive Add-On et ensuite cliquer sur le bouton ‘Refresh Pipedrive datacache’.
 
 
Cette manipulation permet de mettre à jour les données (nouveaux champs personnalisés, pipeline de vente, etc…) qui ont été créées dans Pipedrive et de les faire connaitre par Pipedrive Add-On sur votre site WordPress.
Laurence Ortegat
What are your Feelings