A. Export attestations — déclarer les participants
À utiliser après une formation, pour transmettre à l’ITAA la liste des participants qui l’ont suivie.
1. Choisir la formation
Menu ITAA → Export attestations. Sous « 1. Choisir la formation », tapez le titre
dans le champ Filtrer par titre… (la liste se réduit), sélectionnez la bonne ligne — chaque cours est
précédé de son numéro (ex. 2026-008-P — Fid-Manager Update) — puis cliquez sur
Continuer.
2. Vérifier heures, catégorie et externalId
Trois champs obligatoires apparaissent, déjà pré-remplis quand l’information existe :
| Champ | À vérifier |
|---|---|
| Heures créditées | pré-rempli depuis l’agenda (décimale avec un point, ex. 3.0). |
| Catégorie | A ou B. |
| externalId | référence de la formation (par défaut le numéro). Doit correspondre à la déclaration des formations. |
Ces valeurs sont enregistrées sur le cours au moment de l’action — pas besoin de les ressaisir la prochaine fois.
3. Contrôler les numéros ITAA des participants
Un bilan indique combien de participants sont exportables, et un aperçu détaille chaque personne avec son numéro et un statut :
| Statut | Signification | Dans le fichier ITAA ? |
|---|---|---|
| ✔ valide | numéro correct | oui |
| stagiaire (0) | stagiaire, pas encore de numéro | non (exclu) |
| manquant | aucun numéro enregistré | non |
| invalide | numéro présent mais incorrect | non |
Pour corriger un manquant ou un invalide : ouvrez la fiche de l’utilisateur,
renseignez le bon numéro (champ _additional_num_agreation_), puis rechargez la page.
4. Télécharger le CSV ITAA
Cliquez sur « Télécharger le CSV ITAA » (le bouton indique le nombre de lignes). Le fichier ne contient que les numéros valides — il est prêt à être déposé à l’ITAA.
5. Envoyer le fichier de contrôle (vérification interne)
Le bouton « Envoyer le contrôle à secretaire@apch.be et webmaster@apch.be » génère un fichier Excel et l’envoie par email à ces deux adresses. Un bandeau vert confirme l’envoi.
Ce fichier reprend tous les inscrits (pas seulement ceux du CSV) avec, pour chacun : présence (check-in), formation terminée, numéro ITAA et statut, et s’il fait partie du CSV ITAA. Il sert de contrôle : il n’est pas envoyé à l’ITAA.
B. Export liste cours — déclarer les formations
À utiliser pour déclarer à l’ITAA les formations d’une année (le « catalogue »), au format officiel d’import.
1. Choisir l’année
Menu ITAA → Export liste cours. Choisissez l’année d’attestation dans la liste, puis cliquez sur Afficher. Le nombre de formations et un aperçu des 10 premières s’affichent.
2. Générer le fichier Excel
Cliquez sur « Générer le fichier ITAA (.xlsx) ». Le fichier se télécharge : c’est le modèle officiel d’import des formations, déjà pré-rempli à partir de l’agenda (une ligne par formation), avec une colonne par information attendue par l’ITAA (Type, langue, dates, heures, catégorie, discipline, externalId…).
3. Compléter et corriger dans Excel
Ouvrez le fichier. Plusieurs colonnes disposent d’une liste déroulante (cliquez sur la cellule, une flèche apparaît) pour choisir la bonne valeur sans risque d’erreur :
| Colonne | Sens |
|---|---|
| Type | format : seminar (présentiel), remoteCourse (à distance), internalTraining (interne). |
| Languages | langue (FR). |
| isFlexible | true si suivable à la carte (replay), false si date/heure fixes. |
| category | A ou B (A par défaut). |
| disciplines | matière ITAA. À vérifier : pré-rempli depuis la catégorie, à compléter si vide. |
Pensez surtout à vérifier les disciplines vides et les horaires manquants (souvent absents pour les replays). Le reste est déjà rempli.
4. Déposer le fichier à l’ITAA
Une fois le fichier vérifié, enregistrez-le et déposez-le sur le portail ITAA (import en masse des formations).
L’externalId de chaque formation est sa référence interne (ex. 2026-008-P) — c’est
la même que celle utilisée pour les attestations, ce qui relie participants et formations côté ITAA.
- Export attestations : choisir la formation → vérifier heures/catégorie → contrôler les n° ITAA → télécharger le CSV → (option) envoyer le contrôle par email.
- Export liste cours : choisir l’année → générer le .xlsx → compléter dans Excel (disciplines, horaires) → déposer à l’ITAA.
- Stagiaire = numéro 0 ; un n° manquant/invalide se corrige sur la fiche du membre.
- L’externalId (= référence de la formation) relie les deux exports.