Attestations des formations en présentiel (inscriptions multi-participants)

Au moment du paiement, la personne qui commande voit un bloc par place réservée. Chaque bloc demande le prénom, le nom, l’adresse e-mail et le numéro ITAA du participant (0 pour un stagiaire).

• Le bloc n°1 est rempli automatiquement avec les coordonnées de la personne connectée et ne peut pas être modifié. Si elle ne participe pas elle-même, elle décoche « Je participe moi-même à cette formation » et inscrit quelqu’un d’autre.
• Le tarif suit le participant : si un participant inscrit au tarif Membre n’est pas membre de l’APCH, la commande s’arrête avec le message « Tarif adapté », sa place passe au tarif Non-membre et le total est mis à jour. Il suffit de cliquer à nouveau sur « Commander ».

Dès que la commande est payée (« En cours » ou « Terminée »), chaque billet est rattaché au compte de son participant :

• si l’adresse e-mail correspond déjà à un compte sur apch.be, le billet y est rattaché ;
• sinon, un compte est créé et le participant reçoit un e-mail « Votre inscription à la formation… » avec un bouton Choisir mon mot de passe (lien valable 24 h ; ensuite « Mot de passe oublié » avec son adresse e-mail).

Le détail apparaît dans les notes de la commande (WooCommerce → Commandes → ouvrir la commande) : « APCH Participants : Billet #… rattaché au compte… » ou « compte CRÉÉ… invitation envoyée ». Le numéro ITAA saisi est recopié sur la fiche du participant s’il n’en avait pas encore.

Si le participant ouvre le lien d’invitation alors qu’il est connecté avec un autre compte dans son navigateur, le site affiche « clé de réinitialisation pour un utilisateur différent » : il doit se déconnecter ou ouvrir le lien dans une fenêtre privée.

Scannez les billets à l’accueil avec l’application Checkinera, comme d’habitude (voir la doc « Scan Billet avec l’App Checkinera »). Tout scan validé (« Ticket Scanned ») vaut présence.

Une personne présente n’a pas été scannée ? Recherchez-la dans Checkinera et cliquez sur « Check-In », ou faites-le depuis l’administration : Tickera → Attendees & Tickets → filtrer sur l’événement → ouvrir le billet → bouton Check In. Vous avez 14 jours après la séance pour le faire : elle sera reprise automatiquement au passage suivant.

Dans les 15 minutes qui suivent l’heure de fin indiquée sur la fiche agenda (champ « horaire de la formation »), le site traite chaque personne scannée : la formation est marquée « terminée », l’attestation apparaît dans son compte (onglet « Attestations ») et elle reçoit l’e-mail « Votre attestation est disponible » avec l’intitulé, la référence, la date et le nombre d’heures ITAA.

Personne ne reçoit son attestation en arrivant : tant que la séance n’est pas terminée, le scan est seulement enregistré comme présence.

APCH Sync → Présences : une ligne par formation avec le nombre de présents, le nombre de validés et l’heure de fin. Le bouton « Valider maintenant » force une séance (à utiliser avec discernement).

APCH Sync → Sync Tickera : saisissez la référence (ex. 2026-028-P) et cliquez sur « Lancer la sync » pour une séance de plus de 14 jours ou pour contrôler le résultat ligne par ligne. Une ligne en ERROR « Participant pointé SANS compte » signifie que la commande n’est pas encore payée : le compte sera créé au paiement et la personne reprise au passage suivant.

Outils → Journal des e-mails : vous y retrouvez chaque invitation et chaque e-mail « attestation disponible », avec l’accusé du serveur d’envoi.

Les billets achetés avant le 16/10/2026 ne contiennent pas l’e-mail du participant : si un acheteur avait inscrit un collègue, l’attestation lui serait attribuée. Signalez ces cas à deepSense, qui rattache le billet au bon compte.